高校人事档案数字化管理的实践与思考

曾雅洁

邵阳工业职业技术学院   422000

摘要：随着数字中国的建设以及高等教育的高质量发展，人事档案成了高校人才管理的主要承载者，它所进行的数字化变革是冲破传统管理困局、加强人才治理水平的有效途径。本文以高校人事档案数字化管理为切入点，从标准不统一、安全防护薄弱、人才支撑不足、数据价值挖掘不够等方面入手，根据新兴技术的应用趋势，提出相应的优化路径，给高校人事档案数字化管理的规范化、智能化发展提供实践上的借鉴和理论上的支持，促进高校人才资源的有效管理和合理利用。

关键词：高校；人事档案；数字化管理；人才治理；数据赋能

伴随着大数据、云计算等数字技术迅速发展，教育领域的数字化转型不断深入，高校的人事档案管理也正在由原来的纸质化管理转变为现在的数字化、智能化。传统的手工管理方式存在着存储压力大、检索效率低、资源共享难等问题，已经不能满足高校人才引进和培养、职称评定等工作的需要。推进人事档案数字化是实现档案管理现代化的必然选择，也是高校提高治理能力的一种方式。目前大多数高校已经开始进行数字化的建设工作，但是缺少系统的规划，仍然存在着许多的难题。

一、高校人事档案数字化管理的核心内涵 

高校人事档案数字化管理就是指高校运用现代数字技术，把传统的纸质人事档案用扫描、录入、编码等手段转变为可以存储、检索、传输的数字信息，建立标准化、规范化的数字档案管理体系，对人事档案从收集到归档、销毁的全过程进行数字化控制的过程。它的主要含义包含三个方面，即载体数字化，冲破传统纸质档案的物理束缚，达成档案信息的电子存贮和云端保存；流程数字化，重新塑造人事档案管理全过程，取代传统的手工运作方式，加强管理效能；服务数字化，依靠数字平台来完成档案信息的精确查找、方便分享以及快速应用，从而符合高校人才管理和教职工个性化的需要。相比于传统的人事档案管理来说，数字化管理具备便捷性、安全性和共享性的特点，并且还拥有很强的可拓展性，可以很好地解决传统模式所存在的各种问题，促使人事档案管理工作由原来的“被动保存”转变为现在的“主动服务”，并且将信息储存工作转变成了价值发掘活动。

二、高校人事档案数字化管理的实践现状与突出问题

（一）实践现状

近些年来，伴随着数字中国的推进以及高校信息化建设的加速，我国高校人事档案数字化管理工作也取得了初步成效，大多数高校已经开始着手进行数字化转型的工作，形成了各自不同的实践方式。从实践推进的角度来说，高校人事档案数字化建设可以分为三个阶段，即基础数字化阶段、规范化阶段和智能化阶段。第一阶段为基本的数字化阶段，主要是对纸质档案进行扫描、录入，把档案的信息存储到电子系统中，达到基本的检索目的；第二阶段是规范化阶段，制定出一些初浅的人事档案数字化管理标准及流程，并创建起专门的人事档案数字化管理系统，使档案管理的全过程得以部分地数字化；第三阶段属于智能化阶段，只有极少数的高水平院校才开始采用人工智能、大数据这些技术手段，从而达成对档案信息实施智能搜索，分析以及风险预估的目的，促使人事档案数字化管理工作朝着更加智能的方向发展。就实践效果而言，数字化管理已经很好地提高了高校人事档案管理的效率，简化了档案利用程序，减轻了纸质档案储存的压力，给高校的人才管理工作提供便利的支持。但是总体来说，我国高校人事档案数字化管理还处在初级阶段，各个高校之间的差距比较大，特别是地方高校和高职院校，其数字化建设还存在着很多不足之处，不能很好地适应新时代高校人才管理高质量发展的需要。

（二）突出问题

1. 数字化标准不统一，档案信息互联互通困难

目前我国还没有出台统一的高校人事档案数字化标准，各个高校对于档案扫描分辨率、文件格式、编码规则、元数据规范等没有统一的要求，造成不同的高校数字档案不能互通使用，同一个高校内部的不同部门之间也有着不同的档案数字化标准，形成了信息孤岛。部分高校在数字化的过程中只重视档案的扫描和录入，而忽略了对档案信息进行规范化的整理工作，造成数字档案出现信息缺失、格式混乱、重复录入等状况，从而降低了档案信息的准确性和可利用程度。这样的标准不统一状况，既加大了高校之间人才流动、数据交换的阻碍，又限制了高校人事档案数字化管理的规模和规范，同数字化转型的目标背道而驰。

• 安全防护体系薄弱，档案信息安全风险突出

人事档案包括教职工的个人身份信息、学历学位、工作经历、绩效考核、奖惩记录等内容，安全问题十分重要。但是目前一些高校在人事档案数字化管理的过程中，对于安全防护的重视程度不够，存在着许多安全隐患。从技术上讲，部分高校的数字化管理平台缺少完善的加密技术、身份认证体系和入侵检测系统，容易遭到网络攻击、病毒侵入等威胁，造成档案信息失密、被修改等情况发生，在管理方面没有建立健全的安全制度，对于档案信息的访问权限界定不清，存在着越权访问、私自拷贝、随便发布等行为，一些管理人员的安全意识淡薄，操作不规范，加大了安全风险。

• 人才队伍建设滞后，专业支撑能力不足

高校人事档案数字化管理要有一支既懂档案管理专业知识、又会使用数字技术的复合型人才队伍，这也是高校人事档案数字化建设顺利开展的重要保证。但是目前大多数高校人事档案管理人员都是从传统的档案管理人员中转岗而来，并没有接受过系统的数字技术培训，对于数字化管理平台的使用、数据处理、安全保障等基本操作都存在一定的困难，不能满足数字化管理的要求。同时高校对于人事档案数字化人才的引进重视不足，缺少专门的人才引进机制，造成复合型人才严重匮乏，一些高校甚至没有专职的数字化档案管理人员，而是由其他部门人员兼任，从而降低了数字化管理的质量和效率。另外缺少完善的培训体系，现有的管理人员专业水平不能持续提高，不能跟上数字技术发展的步伐，影响了数字化管理水平的提高。

4.  数据价值挖掘不足，服务导向性不强。目前高校人事档案数字化管理大多只停留在存储和检索的基础上，没有对档案数据进行深入挖掘和利用，不能发挥出数字档案的价值。大多数高校的数字化管理平台只具有最基本的检索、借阅功能，不能对档案数据进行分析、统计和预警，不能为高校人才引进、绩效考核、职称评审等各项工作提供准确的数据支持。同时，数字化管理的服务导向性较差，没有很好地考虑到教职工以及各个部门的具体需求，档案利用的流程仍然繁琐且低效，服务体验不好。另外一些高校缺少数据思维，对于档案数据的价值认识不够，没有把档案数据同高校的人才队伍建设、学科建设等融合起来，造成数字档案价值不能充分释放，数字化管理成了形式化的建设。

三、高校人事档案数字化管理的实践路径优化

（一）构建统一标准体系，破解信息互联互通难题

标准统一是高校人事档案数字化管理规范化、规模化发展前提，要从国家和高校两方面入手来创建完善的数字化标准体系。从国家层面来说，建议有关部门尽快出台高校人事档案数字化管理的统一标准，确定档案扫描分辨率、文件格式、编码规则、元数据规范、数据接口标准等各方面内容，对整个数字化建设过程进行规范化管理，给各个高校提供一个统一的标准。高校要严格按照国家统一标准，根据自身实际情况，制定出详细的数字化实施办法，对档案收集、扫描、录入、整理、归档等各个环节的操作程序做出具体规定，保证数字档案的准确、完整和规范。加强高校之间合作，创建起区域范围内高校人事档案数字化共享体系，统一下数据接口，冲破信息壁垒，达成档案信息互通互联。另外还要创建数字化档案质量评定体系，定时开展对数字档案品质的排查和评判工作，尽早找出并改正出现的问题，保证整个数字化创建过程顺利推进。

（二）完善安全防护体系，筑牢档案信息安全防线

针对高校人事档案数字化管理中存在的一些安全问题，要建立一个以技术防护、制度保证和人员管理为三大部分的全方位安全防护系统来保证档案信息的安全。从技术上来说，创建起一个安全可靠且具有数字管理功能的平台，使用最新的加密技术、身份认证技术和入侵检测技术以及数据备份技术来对档案信息的储存、传递和应用过程实施全面的加密保护，从而避免信息泄露、修改或者消失。使用多因素认证方式来控制用户的访问权限，实行“一人一权限”的制度，对于档案信息的访问、修改、复制等各种操作都加以详细记录，从而保证每一个操作都有迹可循。创建起完备的数据备份和恢复体系，采取“本地备份加云端备份”这种双层备份办法，定时执行档案数据的备份工作，并制订出应急处理预案，保证在遭遇突发状况之时可以迅速重启数据。就制度上建立人事档案数字化安全管理规章制度，明确各个部门和工作人员的人事档案安全管理责任，并对档案信息采集、储存、利用和销毁等各个环节的工作进行规定，在此基础上提高违法违纪行为的惩罚力度，形成可持续发展的机制。

（三）加强人才队伍建设，强化专业支撑能力

复合型人才队伍是高校人事档案数字化管理顺利开展的保障，要从引进、培养、激励三个方面来加强人才队伍建设。高校应当创建起专门的人才引进体系，着重吸引那些既懂档案管理专业知识，又熟悉大数据、人工智能、网络安全这些数字技术的复合型人才加入到人事档案管理工作当中来，充实人事档案管理队伍，改善队伍结构。并且鼓励现有的档案管理工作人员去积极地参加有关数字技术的学习和培训工作。在人才培育上创建完备的人才培育体系，定时安排管理人员参加有关数字化管理、网络安全、数据处理等领域的培训活动，并且请行业内的专家举办专门的讲座，从而加强管理人员的专业水平和综合素质。促使管理人员参加学术交流活动，获取行业最前沿的信息和技术运用状况，拓宽思维视野，改善自身的管理工作技能。从激励机制上来说，建立科学合理的绩效考核和激励制度，把数字化管理工作成效作为管理人员绩效考核的内容之一，在工作中取得优异成绩者予以表彰和奖励，调动员工的工作积极性、主动性，保证队伍稳定。

（四）深化数据价值挖掘，提升服务导向性

推进高校人事档案数字化管理由原来的“存储、检索”向现在的“价值挖掘、精准服务”转变，充分发挥数字档案的价值。一方面依靠大数据、人工智能等技术创建档案数据分析平台，深入探究档案数据背后隐藏的规律，从中找出有价值的信息，给高校人才引进培养、绩效考评、职称评定、岗位聘用等各项工作赋予精确的数据支持。以教职工学历背景、工作经历、教学科研成果等数据为基础，给高校人才引进和培养提供科学依据，对教职工绩效考核数据进行分析，改善绩效考核体系，提高人才管理的科学性。另一方面是坚持服务方向，改善档案利用程序，缩减查询、借阅手续，给教职工和各个部门赋予方便快捷的档案服务。创建线上服务平台，开展档案查询、借阅、证明办理等业务的线上操作，改善服务品质。根据教职工实际需要提供个性化档案服务，满足各类人员的不同需求，使人事档案数字化管理工作更好的为高校人才队伍建设、高质量发展服务。

四、高校人事档案数字化管理的创新方向与前瞻思考

（一）创新技术应用，推动数字化管理智能化升级

伴随着人工智能、区块链、云计算这些新兴技术的迅速发展，高校人事档案数字化管理正处在快速发展的阶段中，并且也面临着许多新的机遇和发展前景。运用自然语言处理、图像识别等技术完成档案信息的智能识别、分类与提取工作，对其中蕴含的重要内容开展自动挑选操作，并大幅削减人工输入的工作量以加快数据更新速率，利用智能检索系统可以达成对档案资料进行语义式搜索的目的，在给予关键词之后就可以找到需要查询的内容。从区块链应用角度来讲，用区块链不可篡改、去中心化的特性来保证档案信息全程可追溯，从而达到档案信息真实完整的目的，并且可以有效地防止档案信息被篡改的风险；依靠区块链技术创建起安全可靠档案共享平台，达成高校之间、部门间的档案安全共享，冲破信息壁垒。采用云端存储方式来扩展档案存储量、降低硬件投资成本，并且能够随时进行访问，从而提高管理方便程度以及灵活度。

（二）强化协同融合，构建一体化管理体系

未来高校人事档案数字化管理要冲破部门壁垒和数据壁垒，推进同高校其它信息系统协同融合，创建起一体化人才管理信息体系。一方面推进人事档案数字化管理系统同教务管理、科研管理、财务管理和学生管理等各个系统之间相互连接、资源共享、业务协同，破除“信息壁垒”，提高高校治理能力。将人事档案数据同教务系统中的教学成果数据、科研系统中的科研成果数据结合起来，给教职工的绩效考核、职称评定赋予全方位的数据支持，也将人事档案信息同学生管理系统相融合，从而给学生的培养工作、就业指导等给予参照。另一方面推进高校人事档案数字化管理同地方档案管理部门、其它高校的协作配合，创建起区域范围内档案共享体系，达成人才信息互通互联的目的，从而促进人才合理调配和资源有效利用。

（三）坚持以人为本，提升服务精准度与个性化

高校人事档案数字化管理的主要目的就是为人才管理和教职工提供更好的服务，未来的重点应该放在以人为本上，提高服务的精确性、个性化。一方面对教职工以及各相关部门实际需求进行调研，改善档案服务流程，缩减办理手续，提高服务质量及体验。对教职工职称评定、岗位聘用等高频事务，改进档案查询、借阅程序，实行一揽子服务；为离退休职工提供方便的档案查阅和证明申请服务，维护好他们的权益。另一方面依靠大数据技术来分析教职工需求的特点，给予个性化的档案服务。为青年教师提供职业发展相关档案信息的查询服务，促进青年教师的成长和成才；为科研人员提供科研成果有关档案信息的服务，支持科研工作的顺利进行。

结束语

高校人事档案数字化管理是新质生产力下的人事管理现代化趋势和高等教育高质量发展所必须的保障。目前，虽然已经取得了一定的成果，但是由于缺乏统一的标准以及安全防护不到位等原因，仍然存在一些问题阻碍了它的进一步提高。推进数字化建设要从实践中寻找路径，以创建统一标准为基础，加强安全体系建设，提升人才队伍素质，挖掘数据价值。依靠新兴技术推进智能化、协同化的发展，健全制度保证，不断解决实践中的问题，才能使高校人事档案数字化管理工作达到新的水平，给人才队伍建设提供强有力的支撑。

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