高校人事档案管理中存在的问题及其解决策略

曾雅洁

邵阳工业职业技术学院   422000

摘要：高校人事档案管理工作属于高等教育管理的重要组成，它牵涉到教师和职员的薪酬、考核、晋升等各方面的事情。但是，在目前许多高校里，特别是中小型院校，人事档案管理工作还存在着一些问题，从而影响到了管理的效率与准确性。本文对高校人事档案管理存在的主要问题进行了分析，主要是档案管理制度不健全、档案信息更新滞后、档案管理人员素质参差不齐等问题。为此提出以下解决办法，比如健全档案管理制度、加强人员培训、用信息化手段提高管理效率等。依靠上述对策的实行，可以提高高校人事档案管理工作效率、提升质量，为高校长远发展供给可靠的支持。

关键词：高校人事、档案管理、问题、解决策略

人事档案管理工作属于现代高校管理体系的基础性工作，它关系到教职工的基本情况、工作履历、工资福利待遇等重要的文件材料保管和保存。伴随着教育事业的发展以及高校规模的扩大，高校人事档案管理工作遇到了越来越多复杂的问题。虽然大多数高校都已经建立了较为健全的人事档案管理体系，在实际的操作当中依然存在档案管理标准不一、信息化水平不高、人员专业素养差等一些问题，阻碍了高校内部管理水平的提高以及职工合法权益得到保障。本文对高校人事档案管理存在的主要问题进行分析，探究其产生的原因，给出相应的解决办法，给高校档案管理工作改进提供理论依据和实践指导。

一、高校人事档案管理存在的主要问题

1. 档案管理制度不完善

高校人事档案管理制度不健全，造成档案管理混乱、信息不准又是产生档案管理混乱、信息不准确的又一重要原因。很多高校的档案管理制度缺少细化和可操作性，特别是对那些历史比较久远、规模小的院校来说，仍沿用传统上的一些做法。这些院校大多依靠管理人员的经验来开展工作，缺少科学的制度设计和管理流程，造成人事档案管理工作没有规范化、系统化。有的高校没有设立专门的档案管理岗位或者职责不明，使档案管理工作显得很混乱，不能有效地进行信息的分类和存储。另外一些学校虽然有档案管理的基本框架及规定，但是这些制度大多缺少具体的实施细则。以档案的收集、存储、更新、借阅等各个环节没有具体的操作规程和审批程序为例子，许多重要的环节的操作完全靠工作人员凭经验来做。该种管理模式容易造成工作疏漏，在档案存储与信息更新的过程中会出现不规范的操作，从而增加档案信息失真、丢失和误用的风险。

2. 档案信息更新滞后

高校人事档案信息更新滞后，是造成档案管理工作准确、可靠性降低的主要原因。人事档案里包含着教师及职员的重要个人信息，即学历、职称、工作经历、奖惩情况、工资待遇等，上述信息会直接关系到职工的薪资待遇、晋升机会、评优评先等重要的事情。因此保证档案信息的及时更新，对高校的正常运转来说是至关重要的。但是大部分高校在档案信息更新上存在着明显的滞后，使档案内容同实际情况相脱离，从而降低了高校的工作效率。另外，档案信息更新滞后和信息管理系统平台建设不完善也有着密切联系。很多高校虽然已经建立起了电子档案系统，但是其功能、操作界面并没有被很好地优化，更新操作比较复杂并且不太方便。由于系统不能同高校其他的管理系统（如薪酬管理、职称晋升等系统）实现有效的对接，造成信息更新的时间滞后以及重复录入。高效的、准确的信息更新要依靠管理人员的主动性和系统化的支持，但是由于管理机制不健全、技术手段不完善等原因不能很好地做到。

二、高校人事档案管理中存在问题的成因分析

1. 历史遗留问题

高校人事档案管理存在的问题，多多少少同历史留下的管理模式有关。许多高校，特别是上世纪八九十年代就已经创建起来的院校，其人事档案管理机制比较简单，管理模式主要依靠纸质档案来实现，并没有及时地跟上社会和技术的发展步伐。早期的档案管理模式重视的是简单的文书管理和存档，没有注意到数据的规范化、标准化和信息的安全保护。在纸质档案为主导模式下，档案信息的储存、查询、更新都是人工进行的，这样既会造成工作效率低下，又会因为人为错误、档案丢失或者损坏而影响到档案的完整性以及准确性。伴随着信息化浪潮的到来，越来越多的高校认识到了人事档案管理工作现代化的紧迫性，但是由于历史遗留问题，大多数高校并没有及时地对管理体制进行更新与转变。由于历史遗留下来的诸多问题，大部分高校的档案管理体系仍然还处在传统的纸质化的管理模式之下，没有完成档案信息的数字化转型。转型滞后使档案管理工作变得繁杂，造成信息传递不及时，在人员调动、职称评定等环节中不能保证信息的准确性及真实性，影响到高校日常管理效率和公正性。

2. 管理体制与制度的不健全

尽管大部分高校已经建立了人事档案管理制度，但是实际上，在具体的操作过程中，很多学校的管理体制以及制度还存在着明显的不足。第一，在人事档案管理制度中缺少完善的、可行的实施细则，造成制度不能按照操作标准和监督机制进行有效的实施。这些高校的管理制度大多是原则性规定，没有具体的实施细则，例如，怎样收集、储存和更新档案信息，怎样处理档案的借阅和查阅申请等都没有具体的规定。由于管理制度执行的弹性太大，造成不同的管理人员在实际操作中都有一定的自由度，从而造成档案信息管理没有统一性、一致性。3. 技术更新滞后

伴随着信息化技术的不断进步，现代高校已经逐渐意识到信息化、数字化管理对于提高档案管理工作效率、准确性的重要性。但是技术更新滞后依然是很多高校所面临的最大问题。虽然一些高校已经开始了档案管理信息化的工作，但是由于投入不足、技术支持欠缺等原因，使大多数高校的信息化建设还处在起步阶段，不能很好地满足日益复杂的管理需要。虽然已经使用了档案管理软件，但是系统功能大多只起到简单的记录作用，并不能满足工作日常中各种管理的要求。部分高校使用的档案管理软件界面设计简单、操作复杂，既增大了管理人员的工作难度，又降低了工作效率。

三、高校人事档案管理的解决策略

1. 完善档案管理制度

解决高校人事档案管理制度不完善的办法就是创建一个全方位、规范化并且行之有效的档案管理制度。该制度应该包含档案的收集、储存、更新、查询、借阅等一系列环节，保证各个环节都可以高效、公开地进行操作。制度的建立也要注意细节，确定每一个环节的责任人，规定档案管理的操作标准。在档案收集环节，应当确定哪些人或者部门负责档案的初步收集工作，怎样保证档案信息的完整性和准确性；在存储环节，需要有档案分类的标准和存储的方法，使档案信息可以迅速地被查找出来，并且能高效地进行存取。除明确了操作流程外，档案管理制度还要建立严格的更新制度。成立专门的档案更新小组，定期对教职工的档案进行审核和更新，及时录入教师的职称、绩效、奖惩等最新的信息。更新流程标准化不但可以提高档案信息的准确性，还可以减小由于人为疏忽而造成的信息错误，提高管理效率。另外，档案管理制度还要建立责任追究制度，保证每一个操作人都有责任人。责任的明确可以提高管理人员的工作责任心，保证管理过程中每一个决策和操作都有依据，防止由于管理不当造成档案丢失或者出现错误。依靠制度体系的健全来杜绝档案管理中出现的随意性和不规范性，提高档案管理工作系统的、规范化的程度。

2. 提升档案管理信息化水平

为了解决高校档案管理工作存在的技术落后的问题，必须要加大档案管理信息化建设的投入。高校应该根据自身管理需要和科技发展潮流来选择合适的档案管理软件，并保证所选软件具有档案信息的实时更新、查询和存储的功能。电子化的档案管理系统可以减少传统手工操作中由于疏忽、差错而造成的档案管理工作效率低下、质量不高的现象。同时该系统应该具备高效的数据库检索功能，使管理人员可以快速地调出档案信息来进行查阅，保证档案数据可以灵活、方便地被用在高校的日常管理当中。推进档案数字化的时候，高校要一起做好数据的分类、标准化的工作。保证所有的档案信息按照统一的标准进行编码、分类、存储，防止在档案管理中出现混乱以及信息的错误。为提高档案管理工作质量，信息化系统还要有数据分析的功能。对档案数据做细致地剖析与考察之后，高校就可以发觉到自身的管理上的不足，并推测出未来档案信息发展的方向，为高校的管理决策给予有力的数据支持。

3. 加强档案管理人员的专业培训

提高档案管理人员专业水平，是保证高校人事档案管理质量、效率的必要条件。高校应定期对档案人员进行专业的业务培训，接受新的档案管理理念、方法和技术的更新，并提高档案管理人员对于档案管理工作认识及实际操作水平。特别是在信息化管理逐步普及的时候，档案管理人员要掌握现代化的档案管理工具和技术，如电子档案系统操作、档案信息数字化处理、数据安全防护等知识。通过培训可以提升管理者的专业能力，有利于档案工作向规范化、高效化方向发展。同时高校要建立健全档案管理人员考核制度，对工作人员工作情况、专业能力等实行定期考查。经由考试、考核等方法来发觉人员在管理工作上的缺陷，并给予其进一步的培训机会。通过不断的学和考，高校可以造就出一支专业素质高、业务能力较强的档案管理队伍，从而提高人事档案管理工作整体水平。

四、高校人事档案管理的信息化建设与优化

1. 建立全面的信息化档案管理平台

信息化建设可以提高高校人事档案管理工作效率、准确性的一种方式。为了达到高效的、规范化的人事档案管理的目的，高校要按照自身规模和要求来创建起一套完整的人员人事档案管理信息系统。该系统应该包含档案的录入、存储、查询、更新等所有的过程，从而达到档案管理全程数字化、自动化的程度。该类信息平台不但可以简化档案管理的操作步骤，在信息发生变化的时候也可以自动提示管理人员更新档案数据，保证档案信息的实时性、准确性。高校在选择信息化系统的时候要重视系统的灵活性和兼容性。由于不同的高校管理需求以及现有的技术环境各有不同，信息化系统要具备很高的可定制性，来满足各种不同的管理流程及操作习惯。系统界面设计要简单、直观，不能太复杂或者操作不顺手，保证管理人员能很快适应新的工作方式，减少因为技术操作不当而造成的管理失误。用一个容易操作的系统界面来提高管理人员的工作效率和准确性。

2. 推动档案信息的全面数字化

实现人事档案数字化，是提高档案管理工作效率、减少人为操作的保证。高校应该逐渐推进纸质档案向数字档案的转变，把所有的档案资料都转化为电子文档的形式进行保存，保证档案信息的存取更加方便快捷。数字化档案不仅可以减少传统的纸质档案管理所占的空间、消耗的纸张，而且可以提高档案管理的效率，在检索和查阅的时候，可以大大缩短时间，提高工作效率。高校进行档案数字化的时候，必须要保证信息的完整性以及安全性。因此，档案数字化工作要按统一的标准来进行，保证所有的档案内容都得到正确的录入。数字化后的档案要进行分类储存，并且要创建起多级安全保障系统，以防档案信息丢失、泄密或者被篡改。档案信息安全不能单纯地依靠对数据进行加密存储，而应该用严格控制访问权限的方式来保证只有被授权的人员才能接触到敏感的数据，以此来保护职工个人信息以及数据的安全。

3. 加强信息化技术的应用与创新

信息化技术不单指档案的存储与查询，随着大数据、人工智能技术的发展，高校要积极开发利用信息化手段，提高档案管理工作智能化的程度。利用大数据技术，高校能对教师和职员的职称晋升、绩效考核等内容做统计分析，从而找出其中存在的规律和发展趋势，给高校的人才管理及规划赋予更加科学、准确的信息支持。通过对职称晋升、绩效考核历史数据的分析可知，学校可以预见未来一段时间内的晋升需求，并对人力资源进行科学安排，提高职工满意度以及高校内部工作效率。人工智能技术的应用可以提高档案管理的智能化水平。人工智能可以帮高校创建起档案管理的自动审核系统。系统能自动检测档案信息的完整性、准确性，发现潜在的错误或者重复的信息，从而减少由于人为主观因素造成的错误，保证档案信息的真实可靠。另外人工智能技术可以利用历史数据来做趋势预测，为人力资源的配置提供更加准确的决策支持。随着技术不断发展，信息化手段的应用范围也越来越大。高校要和专业技术公司开展合作，推进信息化管理平台不断升级、改进，保证平台的功能与高校的发展需求相适应。伴随着新技术的不断发展，高校信息化管理系统也要不断更新换代，吸收新的技术成果，保证管理效率以及决策质量的领先地位。利用信息化技术的革新来提高高校档案管理的精确度、智能化程度，改善人事工作，推进高校管理现代化。

五、提升档案管理的透明度与公正性

1. 强化档案管理的透明度

为了保证人事档案管理工作公正、公平，提高档案管理的透明度就是关键所在。高校要创建信息公开平台，对档案管理工作各个阶段的工作进展实行定期公开，即档案更新、存储、查询、借阅等环节的操作情况。通过对公开档案管理操作流程及结果进行观察，教职工可以清晰地知道自己的档案管理工作全过程，从而避免不透明的管理给职工带来的烦恼或者误会。创建信息公开平台不但可以提高管理的透明度，而且会削减管理中不规范行为以及人为操纵存在的空间。当信息公开透明的时候，管理人员就要按照已有的程序、标准来工作，保证操作的公正性。职工可以在公开平台上查询到档案的更新记录、存储的位置和操作的日志，从而保证每一份档案的管理都受到职工的监督，也提高了档案管理的可追溯性。另外，高校要增强同职工之间的沟通，保证职工对于自己的个人档案的管理情况享有充分的知情权。教职工可以随时通过线上查询平台查看、更新自己档案的信息。实时性和自主性使得职工可以随时知道档案的变化，并且及时发现问题。一旦发现问题，职工可以随时通过平台向平台提出申诉，保证自身的合法权益得到保障。

2. 建立健全的档案管理投诉与反馈机制

为了消除档案工作中的不公正、不公平的现象，尤其是保证教职工的利益不受损害，高校应当建立健全档案管理工作投诉与反馈制度。设置专门的投诉渠道，教职工可以及时地向档案管理部门反馈在档案管理过程中出现的一切问题，比如档案信息有误、档案丢失等。设置投诉渠道可以给教职工提供解决问题的途径，也可以使高校及时发现问题、纠正存在的问题。

投诉、反馈机制的建立要保证反馈渠道畅通，反馈过程公开。高校应当保证投诉信息不被干扰，给教职工提供及时的反馈与处理结果。高校可以利用线上平台、专线电话或者电子邮件的方式接受到教职工的投诉信息，使教职工不论在哪里都可以方便地提出自己的问题与意见。同时投诉问题的处理要及时、规范，保证问题能在规定时间内得到有效解决并反馈给投诉人。既可以提高教职工对档案管理的认同感，也可以防止因为处理问题不当而引起教职工的不满。另外高校可以定期开展满意度调查来了解教职工对于档案管理工作意见和建议，从而改善档案管理的方式。通过对高校的调查可知，可以对管理过程中存在的问题做出全面的认识，在此基础上加以有目的地改善。

3. 规范档案管理的监督机制

为使档案工作做到公平公正公开，高校应该成立专门的监督部门或者是聘请外部评价机构对档案工作的每一个环节进行审查和验收。监督机制的中心目的就是保证档案管理工作规范化、制度化，并且依靠外部评价来保证管理人员严格遵守各项规章制度，及时发现并改正工作中存在的问题。定期检查可以保证高校档案管理工作质量，保证信息准确、完整、安全。档案管理的监督机制并不只是常规的检查，还要包含对档案管理人员工作绩效的考核。高校可以建立专门的档案管理工作的绩效考核制度，经常性的对档案管理人员工作质量做出评价。可以考查档案储存的完整性、更新的及时性、查询的准确率等指标来评价管理者的绩效。用这样的考核办法可以调动档案管理人员的工作积极性，及时发现并改正存在的问题，保证档案管理工作稳定高效。

结束语

随着高校规模的不断增大以及管理需求的日益多样，人事档案管理工作越来越受到高校管理机构的重视。通过对目前高校人事档案管理工作存在的问题进行分析，本文提出完善档案管理制度、提高信息化水平、加强人员培训和增强管理透明度等一整套解决问题的办法。只有依靠系统的、规范化的信息化建设才能真正地提高档案管理工作效率、准确性、透明度。另外建立完善的投诉和反馈制度、严格的监督体系，可以更好的保证档案管理工作的公正性，保护职工的合法权益不受损害。高校要意识到，档案管理工作不单是技术性的工作，也是决定着高校内部和外部管理是否公平、透明的重要工作。依靠不断改进和完善管理模式，高校可以给教学、科研及人才培养给予更高效、可靠的支持，推进高等教育管理的现代化。

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