新形势下公立医院人事档案规范化管理路径探究

王开霞

凉山彝族自治州第二人民医院615000

摘要:人事档案是医疗机构人才治理的基础载体，推进档案标准化、规范化建设，对完善医院人才梯队、提升现代化治理效能、助推医疗卫生高质量发展具备重要价值。随着公立医院综合改革持续深化，人事管理模式全面革新，档案管理存在数字化建设滞后、制度落地弱化、从业人员专业素养不足等短板。本文结合医改人事管理新需求，阐释人事档案标准化管理的多元意义，从制度体系搭建、数字平台一体化建设、专业档案人才培育三个维度提出落地优化方案，为公立医院人事档案精细化管理提供实践参考。

关键词：公立医院；人事档案；规范化管理；数字化转型；人才队伍。

引言:人事档案完整收录医务人员学历履历、职称资质、岗位调动、年度考核、任免奖惩等原始材料，是人才引进、干部选拔、薪酬核定、人才培养的权威凭证，也是医院落实人事政策、开展人才治理的核心支撑。当前岗位管理、绩效改革、中层干部常态化考核等制度全面落地，对人事档案的完整性、时效性、规范性提出更高标准。但不少医院档案管理存在制度不完善、信息化建设缓慢、管理人员业务能力参差不齐等问题，削弱档案服务价值。依托制度、数字、人才三重抓手实现人事档案制度化、数字化、专业化运行，成为公立医院内部治理亟待解决的重点问题。本文结合医院人事工作实际，梳理档案规范化管理价值与实施路径，为医疗机构档案提质增效提供思路。

一、新形势下公立医院人事档案规范化管理的现实意义

（一）夯实人才队伍建设根基，保障人事决策科学连续

人事档案汇总职工全职业生涯原始资料，是人才引进、岗位调配、职称晋升、中层选拔的核心数据来源。规范化档案管理可完整核验职工“三龄两历一身份”关键信息，为选人用人提供真实可追溯依据，规避档案缺失、信息失真引发的用人失误[1]。在医院精细化人才建设过程中，完整精准的档案数据能够梳理人才结构短板，为进修培养、骨干储备、学科人才规划提供数据支撑[3]，保障人才梯队建设长期稳定推进。

（二）适配公立医院综合改革要求，保障人事政策公平落地

近年来国家持续深化公立医院人事薪酬改革，在编制管理、岗位竞聘、绩效分配、干部退出机制等领域出台多项新规，对人事管理流程的标准化、透明度提出硬性约束。人事档案是改革政策落地留存的原始凭证，档案规范化水平直接影响职称调整、薪酬核算、岗位竞聘等工作的公平性[2]。统一档案归档标准、规范全流程管理，完整留存职工人事变动材料，能够减少人事纠纷，保障改革政策公平覆盖全体医务职工，降低制度落地阻力。

（三）提升医院现代化治理水平，规避人事管理法律风险

人事档案规范化建设是完善现代医院治理体系的关键环节。标准化管理清晰划分档案收集、保管、查阅、转递各环节权责，从源头杜绝档案篡改、材料缺失、虚假归档等违规行为，维护档案法定权威性。规范完整的档案资料可妥善化解工龄认定、人事调动、薪酬核算等矛盾，从容应对巡察、审计、劳动仲裁核查，兼顾医院与医务人员双方合法权益。同时，完善的档案台账是行风建设、绩效考评、专项整改的重要佐证，有助于营造公正透明的内部治理环境，推动医院法治化运营。

二、新形势下公立医院人事档案规范化管理的实践路径

（一）健全全流程档案管理制度体系，压实各层级管理责任

完善制度体系是档案规范化管理的根本保障。医院严格遵循《干部人事档案工作条例》开展顶层设计，搭建覆盖档案收集、鉴别、整理、保管、借阅、转递、销毁全链条管理制度，厘清人事科、临床科室、档案管理员三方职责，构建协同联动运行机制。

结合医院人员规模细化实操细则，明确学历、职称、任免、考核、奖惩材料的归档时限与统一标准，实现各环节有章可循[4]。建立常态化自查与档案专项审核机制，定期开展档案全面排查，建立问题台账逐项整改销号，杜绝制度流于纸面。将档案材料报送、配合归集工作纳入科室年度绩效考核，推动临床、医技、行政科室主动参与档案收集，形成全院共管格局。档案管理制度实行动态修订机制，紧跟人事、档案行业新规持续优化，为档案长效规范运行提供制度支撑。

（二）推进人事档案数字化转型，实现人资系统数据互联互通

数字化升级是提升档案管理效率、释放数据价值的核心手段。医院完成存量纸质档案电子化扫描录入，搭建标准化电子档案数据库，实现档案线上集中存储、快速调阅[5]。打通档案管理系统与人力资源系统数据接口，打破信息孤岛，实现两套系统双向数据同步。人资系统产生的人员调动、中层任免、职称变动信息自动推送至档案系统，提醒管理员及时归集纸质材料；档案系统核验后的工龄、学历、职称权威数据同步回传人资系统，作为薪酬核算、任职年限认定依据，消除多系统信息不一致问题。

同步完善档案信息安全管控，推行分级授权查阅机制，按岗位划分访问权限，严防涉密信息泄露；定期开展数据库异地备份与系统运维，运用数据加密、操作日志留痕保障电子档案完整安全。引入OCR光学识别技术提升电子化转化效率，降低人工录入误差。数字化平台推动人事管理由人工经验模式转向数据驱动模式，强化档案对医院管理决策的数据支撑作用。

（三）强化档案管理队伍建设，同步提升专业能力与保密意识

档案管理人员综合素养直接决定档案管理落地成效。医院建立常态化分层培训机制，围绕档案法规、实操整理、数字系统操作、巡察档案规范等内容定期授课，持续更新从业人员政策储备与业务技能[3]。常态化开展保密警示教育，强化工作人员底线思维，严格规范档案借阅、复印、对外流转流程，筑牢档案安全防线。

完善档案岗位激励约束机制，将档案完整度、数字化推进成效、问题整改完成情况纳入年度考核，配套评优激励措施，调动管理人员主动优化业务的积极性。实践证明，兼具专业业务能力与保密意识的稳定管理队伍，是保障人事档案标准化、常态化运转的核心人才支撑。

结语

党的二十大报告提出，教育、科技、人才是现代化建设基础性、战略性支撑。人事档案作为医院人才管理基础资源，规范化建设既是现代医院治理硬性要求，也是科学培育、合理使用医疗人才的重要前提。针对当前档案管理在制度、数字化、人才层面存在的短板，通过搭建完善制度体系、建设互联互通数字平台、培育专业化管理队伍三项举措，能够有效化解各类管理难题，推动档案工作从被动归集材料转向主动服务人才发展。各公立医院应结合自身运营实际，将人事档案标准化建设纳入中长期发展规划，持续创新管理模式，深度释放档案数据价值，为医院人才梯队建设、医疗卫生事业高质量发展筑牢坚实保障。

参考文献

[1]郑碧红.公立医院人事档案管理工作优化分析[J].行政事业资产与财务,2024,(20):118-120.

[2]杨圣云.公立医院人事档案规范化管理实践探究[J].丝路视野,2025,(18):25-27.

[3]刘莉莉.加强新时代公立医院干部人事档案管理的思考[J].陕西档案,2023(05):38-39.

[4]韦惠杰,曾文娟.基于干部人事档案专项审核的医院干部人事档案规范化管理探究[J].办公室业务,2024(21):132-134.

[5]崔静,王鹏,韩玮.新时代下公立医院人事档案数字化的意义与路径探索[J].档案天地,2024(02):61-64.

[6]叶肖凤,陈叶.党建引领下公立医院干部人事档案专项审核工作实践探索[J].兰台世界,2025(S2):45-48.

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