新时代基层治理视域下县级卫健局文书档案规范化建设研究

李雪松  丰宁满族自治县卫生健康局  068350

摘要：新时代基层治理体系现代化建设不断推进，文书档案是卫健部门履职记录、决策依据和行业史料的主要载体，是基层卫健治理的基础性资源。县级卫健局承担着区域医疗卫生管理、公共卫生服务、疫情防控、行业监管等主要工作，文书档案内容覆盖面大、专业性高、保存价值高。目前部分县级卫健局档案管理存在着制度体系不健全、整理归档不规范、信息化水平低、队伍建设滞后等状况，不能满足现代化基层治理的要求。本文从基层治理的角度出发，对现有的建设短板进行梳理，探究系统性规范化建设的途径，促进卫健档案工作提质增效，为基层卫健治理现代化的发展提供支持。

关键词：基层治理、县级卫健局、文书档案、规范化建设

引言

县级卫健局是县域医疗卫生健康工作的主管部门，担负公共卫生管理、医疗行业监管、健康服务推进、应急处置保障等主要职责，日常产生大量的公文资料、工作记录、业务档案和治理资料。规范完善的文书档案体系可以真实地保存卫健工作轨迹，为科学决策提供依据，固化治理经验。目前大多数县级卫健局的档案建设速度跟不上卫健事业的发展速度，传统的、粗放的档案管理模式阻碍了基层卫健治理效能的提高。从基层治理角度出发推进文书档案规范化建设，是夯实卫健治理根基、改善县域卫生健康事业治理水准的必然选择。

1 县级卫健局文书档案规范化建设现存主要问题

1.1 档案管理制度体系不够健全

部分县级卫健局没有根据卫健行业的特点来建立专门的档案管理制度，直接使用通用政务档案管理办法，制度的针对性和实用性不强。档案归档范围、保管期限、整理标准、移交流程界定不清，工作人员开展工作没有明确的依据。没有形成常态化档案核查、考核追责、更新完善的机制，档案管理工作是空洞的^[1]。

1.2 文书档案整理归档不够规范

卫健系统文书档案包含行政公文、业务报表、专项报告、监管记录、应急资料等种类，分类整理工作比较繁杂。目前部分工作人员归档随意，造成文件分类乱、案卷装订不合格、页码不正确、目录不完整等问题。零散文件、临时工作资料、专项工作台账没有及时归档，造成资料散落、缺失的现象。

1.3 档案信息化建设推进滞后

大部分县级卫健局仍然使用传统的纸质档案管理方式，信息化建设的速度比较慢。电子档案归档标准不统一，纸质档案数字化扫描不全面，造成纸质和电子档案不同步的现象。缺少专业的档案管理信息系统，档案的存储、检索、调取依靠人工来完成，效率低。电子档案安全防护措施不到位，数据备份、权限管理、安全防控机制不健全，存在档案丢失泄露的风险，不能满足数字治理的要求。

1.4 档案管理专业队伍力量薄弱

县级卫健局档案管理人员绝大多数都是办公室兼职人员，没有经过专门的档案管理培训。工作人员的日常工作重心放在了行政事务上，对于档案整理规范、行业档案特点、数字化操作技能掌握不牢。同时岗位人员流动性大，工作交接不彻底，容易造成档案管理断层现象。

1.5 档案资源开发利用程度不足

目前县级卫健局档案工作普遍存在着重保管轻利用的现象，工作重点放在了档案的收集整理和储存保管上，忽略了档案资源的开发和应用。档案查阅流程繁杂，资源共享程度不高，只能被动地应对考核督查查阅的需求。没有充分挖掘档案数据的价值，不能依靠历年档案资料来梳理卫生健康工作规律、分析行业发展问题、预测治理工作重点，档案服务基层治理、辅助决策的作用不能得到充分发挥。

2 对卫健文书档案的规范化建设路径进行分析

2.1 完善专属化档案管理制度体系

根据县级卫健部门行业特点和基层治理工作需要，对原有档案管理制度进行修订和完善，使之更加符合卫生健康工作实际。细化行政文书、公共卫生、医疗监管、应急防控、健康服务等各方面的档案归档范围、整理标准、保管期限、移交规范^[2]。创建档案常态核查、年度考核、责任落实制度，把档案规范化建设列入单位年度绩效考核。明确各个科室档案归集责任，建立专人负责、科室配合、统一归档的管理机制，用健全的制度来保证档案工作标准化推进。

2.2 细化标准化归档整理流程

统一县级卫健文书档案整理标准，规范文件收集、分类、排序、装订、编目、归档全过程操作。按照年度分类、业务分类、专项分类原则对各种卫生文书资料进行整理，消除资料的混乱、遗漏。规范案卷目录填写、页码标注、封面编制、档案装订等工作，保证案卷整齐规范。实行日常归集、定期归档的工作模式，即月度梳理、季度汇总、年度归档，保证所有的工作资料完整地保存下来，提高档案整理的规范性和完整性。

2.3 加快档案数字化智能化建设步伐

根据基层数字治理的发展趋势，推进卫健文书档案的数字化转型。对存量纸质档案进行全面的数字化扫描录入工作，使纸质档案和电子档案一一对应起来。建立专业化的档案管理信息系统，实现档案的智能检索、在线查阅、云端存储、全程追溯。完善电子档案管理制度，规范电子文件的生成、传输、归档、保存流程，设置分级权限管理、定期数据备份等措施来加强档案信息安全防线。以数字化建设提高档案管理效率，满足现代化基层治理的要求。

2.4 建强专业化档案管理工作队伍

优化档案管理岗位设置，优先选配专职档案管理人员，稳定工作队伍。常态开展档案业务专项培训，主要对卫生健康行业档案规范、归档流程、数字化操作、档案安全管理工作进行讲解。组织工作人员参加行业交流学习，吸取先进地区卫健档案管理经验。健全岗位交接制度，规范工作交接程序，防止出现档案管理上的断层。全面提高工作人员的专业素养和操作能力，建设出符合新时代卫生健康档案建设要求的专业队伍。

2.5 提升档案资源开发与治理赋能效能

改变重保管轻利用的传统工作观念，以基层卫健治理需求为导向，充分挖掘档案资源的价值。简化档案查阅使用流程，以保障合规为基础，促进内部档案资源的共享使用，为日常工作的开展以及决策提供支持。通过整理历年档案数据来了解县域卫生健康工作的发展历程，分析公共卫生服务的不足、行业监管的难题、民生服务的重点，给卫健政策优化、专项工作安排、治理模式革新赋予数据支撑。充分挖掘档案资政辅治的功能，推进基层卫生健康治理的质效提升。

2.6 健全常态化监督考核工作机制

创建起全方位的档案工作监督体系，单位分管领导牵头组织常态化督查，不定期对各个科室的资料归集、档案整理、规范归档等工作情况开展检查。就档案整理不规范、资料保存不完善、归档不及时等情况做出及时的整改问责。创建奖惩激励制度，把档案工作落实情况同科室评优、个人考核联系起来，加强全员档案工作责任。依靠常态化监督考核来杜绝档案工作形式化的问题，不断巩固规范化建设成果。

3 结论

文书档案规范化建设是新时代县级卫健局提高治理能力、夯实基层卫健治理基础的基础性工作，对规范行政履职、辅助科学决策、留存行业史料、推进数字治理有重要意义。目前县级卫健文书档案建设存在着制度不健全、归档不规范、信息化滞后、队伍薄弱、利用率低等主要问题，不能适应基层治理现代化发展的需要。健全专属管理制度，细化归档流程，加快数字化建设，建强专业队伍，深挖资源价值，强化监督考核，从各个角度促进卫健文书档案的规范化、标准化、数字化建设。不断推进档案规范化建设，可以充分发挥档案资政辅治的作用，全面提高县域卫健系统治理水平，为基层卫生健康事业高质量发展筑牢根基。

参考文献

[1]孙晶波.文书档案一体化管理研究[J].黑龙江档案,2025,(6):265-267.

[2]张娅红.协同创新视角下高职院校文书档案数字化管理研究[J].黑龙江档案,2025,(6):40-42.

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