二级甲等医院人事档案室规范化建设问题及优化对策                      李文娇

太原市第八人民医院    030012

摘要：人事档案室作为医院保管全体职工人事档案的专门场所，承担档案收集归档、安全保管、查阅利用等核心职能，是贯彻落实《干部人事档案工作条例》，维护人事档案真实性、完整性、保密性，实现档案安全保管与高效开发利用的重要工作阵地。二级甲等医院作为我国医疗卫生体系的重要组成部分，人员规模较大，人事档案数量庞大，档案管理直接关系人才招聘、职称评审、岗位聘用、薪酬调整、干部选拔任用等各项人事业务开展。但从当前现实情况来看，多数二级甲等医院人事档案室建设仍处于薄弱环节，普遍存在院方重视程度不足、档案管理人员全部为兼职、专业业务培训机制缺失、档案库房未能实现库房、办公、阅览“三室分开”、档案数字化建设推进缓慢、过度依赖纸质手工检索查阅，档案调取利用效率低下、制度执行流于形式等现实问题。人事档案室规范化建设滞后，不仅会造成档案材料遗失、损毁风险，还会制约医院人力资源管理高质量发展。本文立足二级甲等医院人事档案室运行实际，梳理档案室建设现存短板，深入剖析问题形成的内在原因，针对性提出系统的整改优化路径，以期推动二级甲等医院人事档案室标准化、规范化建设，充分发挥人事档案在医院人才队伍建设中的支撑保障作用。

    关键词：二级甲等医院；人事档案室；规范化建设；三室分开；兼职管理员；档案数字化

   一、二级甲等医院人事档案室建设基本概况

   医疗卫生事业高质量发展背景下，二级甲等医院承担区域医疗救治、公共卫生服务、医学人才培养等多重任务，院内包含临床医师、护理人员、医技岗位、行政后勤等多类别工作人员，人员基数持续扩大，人员流动、岗位调整、职称晋升愈加频繁，人事档案数量逐年递增。人事档案室主要负责全院所有在岗、离职职工人事档案的接收收集、鉴别整理、装订保管、转递移交、查阅借阅、档案数字化等一系列业务工作，完整记录职工个人履历、学历学位、考核鉴定、职称聘任、奖惩情况、工资变动等原始材料，是客观评价医务人员综合素质、业务能力的重要原始凭据，是医院开展人力资源管理不可或缺的基础资源。

    人事档案管理工作政策性强、保密要求高、业务流程严谨，对库房硬件条件、管理人员专业素养、管理制度体系都有着明确标准要求。然而，不少二级甲等医院将主要人力、财力资源向临床业务倾斜，人事档案室建设工作被边缘化。多数医院没有设置专职档案管理员岗位，档案相关工作全部由人事科现有工作人员兼职承担。受建筑布局、房屋资源限制，档案室硬件场地条件有限，档案数字化建设受经费、技术、人员多重因素制约进展缓慢。

二、二级甲等医院人事档案室规范化建设存在的主要问题

  （一）院级层面重视程度不足，档案室建设缺乏顶层统筹规划

医院作为医疗卫生机构，核心业务聚焦疾病诊疗、医疗质量提升、学科建设、患者服务等临床领域，医院管理层普遍存在“重医疗业务，轻档案管理”的固有思维。在部分管理者认知当中，人事档案室仅仅是堆放纸质资料的储物间，属于非业务辅助部门，无法直接产生经济效益，因此对档案室建设工作关注度不高，没有充分认识人事档案对于人才管理、干部任用的重要战略价值。从顶层设计角度看，人事档案室建设工作未纳入医院中长期发展规划以及年度重点建设工作清单，档案室的场地升级改造、硬件设施更新、档案数字化项目缺少整体统筹部署。专项档案工作经费保障缺位，没有单独列支人事档案室建设专项预算。无论是档案库房房屋改造、档案密集架、除湿、防火防盗设施采购，还是档案数字化扫描设备购置、档案业务服务外包，都缺少稳定持续的资金支持。当医院财政经费紧张时，档案相关经费往往是最先压缩削减的部分。经费缺口直接造成档案室升级改造计划长期搁置，硬件设施老化落后，很多安全防护设施得不到更新，规范化建设工作难以落地推进。同时，档案工作未纳入医院内部绩效考核评价体系，档案管理成效好坏不与部门、分管人员考核挂钩，进一步弱化各层面对档案工作的责任意识。

   （二）管理人员全部为兼职配置，档案管理队伍稳定性不足

    按照干部人事档案管理相关规范，规模达到一定程度的单位应当配备专职人事档案管理人员。但在很多二级甲等医院，受机构编制、岗位职数限制，人事科编制主要用于处理人员招录、工资社保、绩效考核、职称管理等常规人事业务，没有专门设置人事档案管理专职岗位。档案接收、材料整理装订、库房日常管护、档案借阅登记、档案转递等全部繁杂工作，都由人事科其他岗位工作人员兼职完成。人员更替之后，容易出现档案排序错乱、新增归档材料遗漏、借阅台账记录断层等问题。新接手兼职人员需要重新摸索业务，直接造成档案管理工作质量波动，档案工作连续性遭到破坏。此外，兼职人员本身缺乏岗位归属感，档案管理属于附加工作，工作积极性、主动性有限，容易产生应付了事的心态，进一步制约档案室规范化运行。

   （三）缺少系统化专业业务培训，档案管理操作流程不规范

    干部人事档案管理拥有严格的法规依据与业务操作标准，从档案材料鉴别、分类排序、装订编目，到库房日常管护、档案借阅审批、档案转递，每一个环节都有明确的操作规范，尤其对档案库房“九防”工作有着硬性管理要求。但当前多数二级甲等医院尚未建立档案管理人员常态化培训机制，医院内部几乎不组织人事档案管理专项业务学习。兼职档案管理员大多没有接受过档案专业教育，也很少参与档案主管部门组织的业务培训。绝大多数兼职人员依靠老员工口头传授、个人摸索积累的经验开展档案管理工作，业务水平参差不齐，工作中存在大量不规范操作。                                                        （四）档案库房未落实“三室分开”标准，档案实体与保密安全隐患突出

    《干部人事档案工作条例》明确要求，人事档案管理场所应当实现档案库房、档案办公区、档案阅览区相互独立，做到库房与办公、阅览物理隔离。档案库房专门用于存放全部人事档案实体；办公区用于档案管理人员开展档案整理、台账登记等内部业务；阅览区专门提供给档案查阅人员调阅档案材料。查阅人员只允许在阅览区查看档案，严禁无关人员直接进入档案库房。不少二级甲等医院受早期建筑规划局限，房屋资源紧张，人事档案室普遍存在一室多用的现状，档案存放、档案管理人员办公、外来人员查阅档案全部集中在同一个空间当中。没有做物理隔断分区，档案柜、办公桌、阅览桌椅混杂摆放。在开展档案查阅业务时，申请查阅档案的工作人员可以直接踏入档案库房内部，随意接触、翻阅原始档案卷宗。        （五）档案数字化建设推进滞后，档案查阅利用工作效率低下

    现阶段很多二级甲等医院人事档案依旧完全沿用传统纸质档案管理模式，档案数字化建设进度严重滞后。既没有建立完整的电子档案目录检索库，也没有开展纸质档案数字化扫描加工，全部档案业务都依靠人工处理。每当需要调取档案，管理员需要在数量庞大的档案柜中逐本翻阅查找卷宗，查找单份档案往往要耗费大量时间。

    医院人事工作当中，职称评审、岗位竞聘、工资调整、干部考察、人才引进等阶段会出现集中调阅档案的情况，短时间内档案查阅需求量激增。大量人工翻找档案，不仅耗费管理人员大量时间精力，工作效率低下，高频次反复调取翻阅原始纸质档案，还会加速纸张磨损，造成档案卷皮破损、纸张撕裂，对原始档案实体造成不可逆损耗。部分医院虽然有推进数字化建设的想法，但受制于专项经费不足、缺乏数字化专业技术人员、档案基数大扫描工作量繁重等现实因素，数字化项目迟迟无法落地。缺少数字化手段支撑，档案资源难以高效开发利用，档案工作服务医院人才管理的功能无法充分发挥。

   （六）档案管理制度体系不完善，制度落地执行效果不佳

    多数二级甲等医院参照上级文件，制定了人事档案室相关管理制度，但是制度文件大多照搬通用模板，没有结合医院人事档案管理实际业务进一步细化流程条款，制度内容较为笼统宽泛，可操作性不强。库房出入人员管理、档案借阅审批流程、借阅归还时限、档案定期盘点核查、档案材料移交归档等关键环节缺少清晰的操作细则。同时制度执行监督缺位，各项档案管理制度停留在纸面，没有落实到日常工作当中。档案借阅登记制度执行不严，部分档案借出之后没有严格遵守借阅时限，长期拖延不予归还；借阅台账记录简单简略，关键信息填写不全。档案定期盘点制度落实不到位，很少开展全面档案清点核对，档案卷宗丢失、错放问题不能够及时被发现。医院缺少档案室常态化自查整改机制，没有定期开展档案管理工作自查，对于库房隐患、档案管理漏洞发现不及时，发现问题之后也缺少闭环整改措施。制度约束效力弱化，造成档案管理工作随意性较强，难以实现制度化常态化管理。

    三、推进二级甲等医院人事档案室标准化规范化建设的优化举措

   （一）提高思想认识，强化顶层设计统筹，夯实档案建设经费保障

    思想重视是推进人事档案室规范化建设的首要前提。医院管理层应当转变重临床业务、轻档案管理的固有观念，充分认识人事档案在人才选拔、干部管理、职工权益保障当中的重要价值，把人事档案室规范化建设纳入医院整体管理工作当中。

    医院应当成立档案工作领导小组，由院主要领导牵头，明确分管院领导专门主抓人事档案室建设工作，人事科具体落实各项档案业务，压实院级、职能科室两级档案工作责任。将人事档案室标准化建设纳入医院年度工作计划以及绩效考核体系，把档案管理工作成效纳入部门考核指标，倒逼各项档案工作任务落地执行。落实经费保障，单独设立人事档案室建设专项经费预算，将库房改造、档案装具采购、安全防护设施配置、档案数字化加工、业务培训等相关费用纳入年度财政预算，保障档案室建设拥有稳定资金来源。定期对档案室运行情况开展督导检查，针对库房硬件、人员配置、制度落实方面存在的短板建立整改台账，逐项推进整改，从顶层规划层面为档案室规范化建设提供组织与资金双重保障。

   （二）优化人员配置，稳定档案管理队伍，保障档案工作连续性

    人员队伍是档案室规范化运行的基础条件。医院要结合自身岗位编制实际情况，尽可能争取编制资源，设立人事档案专职管理员岗位，专职负责档案全流程管理工作。如果受编制限制暂时无法配置专职人员，则需要固定一名长期稳定的兼职档案管理人员，尽量减少该岗位人员轮岗调动频率，规避人员频繁交接带来的各类档案风险。构建全院档案材料收集网络，在医院各个临床科室、行政科室设立档案材料联络员。                                 （三）健全专业培训机制，提升档案管理人员规范化业务能力

    档案管理人员专业业务水平直接决定档案室建设质量，医院必须建立常态化培训学习机制，破除“凭经验办档案”的工作模式。要积极组织档案管理员参加档案主管部门举办的人事档案管理专项业务培训，系统学习《干部人事档案工作条例》以及人事档案室建设相关行业标准。培训学习内容要贴合医院档案管理实际业务，重点覆盖人事档案材料鉴别分类、档案装订编目、档案库房“九防”具体落实举措、档案借阅审批流程、档案保密纪律、档案数字化基础业务等实操内容。除了外出参训，医院内部也可以定期开展业务学习，组织管理人员研读档案法规文件，开展业务案例交流，梳理档案管理当中的常见错误。鼓励档案管理人员主动学习档案专业知识，更新业务认知，严格按照法规制度、统一业务标准开展档案整理、库房管护、查阅利用各项工作，全面提升档案管理人员专业素养，为档案室规范化建设提供业务能力支撑。

   （四）因地制宜分步落实“三室分开”，全方位筑牢档案安全防护防线

    档案库房“三室分开”是人事档案室安全管理的硬性标准，医院需要立足现有房屋客观条件，坚持因地制宜、分步实施，分短期、长期两个阶段推进库房功能分区改造。短期之内，在现有档案室房屋基础上，通过实体隔断、防火隔板等设施完成物理功能划分，分割出独立档案储存库房、档案办公区域、档案阅览区域，实现三个区域物理隔离，严禁查阅人员直接进入档案库房。从长远规划角度，结合医院院区改扩建工程，规划建设独立密闭、符合标准的人事档案专用库房，满足档案长期保管硬件条件。

    严格落实库房人员出入管控制度，档案实体全部存放于独立库房之内，库房实行专人管理上锁管控。所有档案查阅业务统一在阅览区内完成，查阅人员禁止携带涂改工具、水杯等物品进入阅览区域，禁止私自摘抄抽取档案材料，从流程上守住档案保密安全底线。

     （五）分阶段推进档案数字化转型，提高档案查阅利用服务效率

    档案数字化是破解传统纸质档案管理痛点，提升档案利用效率的重要手段。二级甲等医院可以遵循循序渐进的原则，分阶段有序推进人事档案数字化建设，避免追求一步到位造成资金压力过大。

        （六）细化完善管理制度，强化监督考核，推动制度落地闭环管理

    结合医院人事档案管理工作的实际业务场景，对现有档案室管理制度进一步细化修订，摒弃照搬通用模板的笼统条款。完善库房出入管理、档案材料收集归档、档案借阅审批、借阅归还时限、档案转递、档案定期盘点、档案保密管理等配套实施细则，明确每一项业务办理流程、审批权限、责任人员，提升制度可操作性。强化制度刚性约束力，严格落实借阅登记，做到每一次档案借出都有完整登记，归还档案仔细查验核对，杜绝档案外借逾期不还现象。建立档案室常态化自查机制，坚持每季度开展一次档案室全面自查工作，清点核对档案卷宗总数量，检查档案保管状况，核查借阅台账，排查库房安全隐患。                    结语

    人事档案室是二级甲等医院管好、用好干部人事档案的核心阵地，人事档案室规范化建设直接关系医院人才队伍建设、人力资源管理高质量发展。当前不少二级甲等医院人事档案室建设仍然面临院方重视不足、兼职人员负责档案管理、专业培训缺失、库房未实现三室分开、档案数字化建设滞后、制度执行不到位等多重现实难题。

    二级甲等医院应当正视档案室现存短板，坚持问题导向，从强化顶层统筹规划、保障经费供给入手，稳定档案管理人员队伍，加强专业业务培训，逐步完成库房硬件标准化改造，落实三室分开安全管理要求，循序渐进推进档案数字化建设，健全并严格落实档案管理制度，多措并举补齐人事档案室建设短板。持续推动人事档案室标准化、规范化水平不断提升，充分释放人事档案的价值，让档案工作更好服务医院人才选拔、职称管理、干部任用等各项人事业务，为医疗卫生事业高质量发展提供坚实的档案保障。

参考文献

[1] 中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[Z].2018.

[2] 冯惠玲.档案学概论[M].中国人民大学出版社,2021.

[3] 王丽.医院人事档案室标准化建设路径探讨[J].兰台内外,2024.

...