基金项目:兰州市卫生健康行业科研项目(编号:A2024025)

第一作者:贺亚坤,女,助理研究员,从事卫生事业管理工作

通信作者:王春萍,女,主任医师,从事医务管理工作以及儿科常见病、多发病诊治工作。E-mail:1824972466@qq.com

信息化背景下医疗机构出生医学证明档案管理的实践探索与优化策略

贺亚坤   王春萍*

兰州市妇幼保健院  甘肃  兰州 730000

摘要： 基于文件生命周期理论与协同治理理论，本文采用政策文本分析与区域案例对比法，考察出生医学证明电子档案管理的数字化转型逻辑。梳理其在标准化制度、平台互联互通、算力集约化部署、跨部门协同共享等方面的政策设计；对标长三角、粤港澳大湾区、京津冀的先进经验，提炼技术—制度协同路径；进而从算力统筹、制度规范、智能应用、跨域协同、安全治理五个维度提出优化策略，为高敏感民生档案从”电子化存储”向”智能化治理”转型提供参照。

关键词： 出生医学证明；电子档案；协同治理；数字政务；政策文本分析

一、理论框架与研究设计

（一）文件生命周期理论：电子档案全程管理的学理基础

文件生命周期理论认为，文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，因价值形态变化可划分为若干阶段，各阶段与服务对象、保存场所、管理形式之间存在内在对应关系。在电子文件时代，该理论衍生出”全程管理”与”前端控制”两大核心思想：前者强调对电子文件自生成至处置的全流程监控，后者要求档案管理要求前移至系统设计乃至业务发端阶段，以保障电子档案的真实、完整、可用与安全[1]。出生医学证明作为贯穿公民全生命周期的”人生第一档”，其管理天然契合生命周期理论的阶段性特征——从助产机构前端生成、卫健部门审核签发、跨部门共享利用到档案馆长期保存，每一环节均需对应差异化的管理策略与技术规范。

（二）协同治理理论：跨部门档案共享的分析视角

协同治理理论主张打破传统科层制下的”部门壁垒”，通过多元主体间的信息共享、资源整合与流程再造实现公共价值最大化[2]。在数字政府建设背景下，政务服务电子档案的管理涉及档案主管部门、政务服务管理机构、政务数据管理部门与业务经办机构等多主体，亟需建立”分工负责、协同共治”的治理机制[3]。

（三）文献述评与研究方法

既有研究为本文提供了重要基础。吕颖君[4]、宋仪昕等[5]分别从不同角度探讨了档案管理优化路径与数字化模式；赵莉等[6]论证了出生医学证明作为人口基础信息库构建核心数据源的战略价值。然而，现有研究多聚焦于单一管理环节或技术方案，缺乏基于系统理论视角、面向城市转型实践的整合性分析框架。本文主要采用政策文本分析法与文献研究法，通过文本编码与内容分析梳理出生医学证明档案数字化转型的制度逻辑；同时选取长三角、粤港澳大湾区、京津冀作为先进区域参照，提炼技术—制度协同经验。

二、出生医学证明档案数字化转型的政策实践

（一）标准化制度体系与前端控制的政策设计

依据《电子档案管理办法》[7]，政策文本显示相关制度设计涵盖以下层面：一是明确助产机构的档案管理主体责任，建立人员培训与岗位责任机制；二是按照全省统一标准推进1996年以来存量纸质档案的数字化加工，逐步向市级政务云档案资源库归集；三是在签发环节落实终身责任制度与签发人员责任承诺机制，形成”受理—审核—签发—归档”闭环管理流程，符合WS/T 483.2—2016《健康档案共享文档规范》技术要求。

（二）省市平台互联互通与协同治理的制度安排

在协同治理框架下，政策设计明确了”业务—数据—档案”一体化流转方向：新生儿分娩信息实时录入业务系统，证件办结同步上传佐证材料，生成加盖全省统一电子印章的电子档案，实现纸质档案与电子档案”同步生成、一一对应”。

（三）”出生一件事”改革与跨部门数据共享的制度推进

政策设计明确，群众完成出生医学证明申领后，电子档案自动推送至省一体化政务服务平台，公安、医保等部门可在线核验电子证照，无需群众重复提交纸质复印件。这一制度安排表明，以电子档案为纽带的多部门数据共享，能够有效消解传统政务服务中的”信息孤岛”与”重复提交”困境。

三、国内先进区域医疗档案数字化转型的经验参照

（一）长三角：联盟区块链驱动的跨区域档案共享

长三角依托全国一体化政务平台搭建区域医疗可信数据空间，统一出生医学证明数据交互标准，沪苏浙皖实现电子档案跨省市互通。江苏、浙江率先落地AI自动审核、移动端线上查档功能，大幅降低人工复核工作量。马仁杰等[8]提出的基于联盟区块链的档案信息资源共享模式已在长三角地区展开实践：通过构建多机构参与的联盟链，将电子档案哈希值与元数据上链存证，实现跨机构调阅时的可信验证，为全国电子证照智能化应用提供了”技术+制度”双轮驱动的示范样本。

（二）粤港澳大湾区：区块链存证与隐私计算融合

大湾区将区块链哈希存证嵌入出生医学证明全流程，实现电子档案全程不可篡改。刘越男等[9]指出，区块链在档案管理中的核心价值在于”真实性保障”而非”数据备份”，通过将电子档案哈希值上链存证，可在不暴露原始数据的前提下完成跨机构可信验证。大湾区实践中，省级统筹算力资源并取消医疗机构小型独立机房，配套隐私计算技术平衡数据共享与公民隐私保护，形成了高敏感人口档案标准化安全管理模式。

（三）京津冀：算力统筹与档案智能治理

京津冀统筹区域算力资源向县域倾斜，统一三级助产机构档案数字化加工标准。北京依托科研力量开发档案智能治理工具，自动完成档案纠错、分类归档，三地统一电子档案安全审计规范，实现档案操作全程可追溯。

（四）先进区域经验的核心启示

综合三大区域实践，可提炼五条可复制经验：一是算力基础设施省级集约化布局，避免分散建设；二是统一档案扫描、电子签章、存证全链条技术标准；三是建立分层分类数据安全管理机制；四是依托电子证照推行跨部门集成联办；五是引入智能审核、区块链存证等技术降低人工成本、提升可信水平。这些经验本质上体现了文件生命周期理论中”全程管理”与”前端控制”思想在区域治理层面的规模化应用。

四、档案数字化转型的阶段性制约

受财政投入、网络基础设施、专业人才配置等客观因素制约，当前各地在出生医学证明电子档案建设中存在三类阶段性制约。

第一，算力资源配置城乡分层。先进地区全域配套高性能智算节点，而部分城市仅市级核心机构算力设施完善，乡镇基层助产机构网络带宽、轻量化设备配套不足，档案批量上传存在不同程度同步延迟。

第二，存量档案数字化推进不均衡。部分省份已完成全部历史纸质档案电子化；另有地区优先完成近十年新增档案数字化，早年存量纸质档案分批次推进，各区县数字化实施进度存在差异，档案著录标准化程度参差不齐。

第三，智能技术应用层次较浅。长三角、粤港澳已全域落地AI审核、区块链存证等深度应用；部分地市当前以档案扫描、线上基础检索、跨部门基础共享为主，智能纠错、全程上链防伪等场景尚未全域覆盖，数字化转型仍处于从”电子化存储”向”智能化治理”过渡的初级阶段。

五、出生医学证明档案管理长效优化路径

（一）统筹省市算力资源，构建分层级档案数字底座

完善市、县、乡三级边缘计算节点配套，优化基层档案上传网络条件；建立省市算力动态调度机制，对接省级政务云，满足存量档案数字化、异地灾备算力需求，对标京津冀、长三角算力统筹建设模式。

（二）完善全链条标准化制度体系，强化前端控制

对标《电子档案管理办法》[7]修订出生医学证明档案数字化实施细则，统一纸质档案数字化技术标准，按照省级时间部署推进历史存量档案电子化转化。刘晓玲[1]指出，电子文件管理的前端控制要求档案管理意识前移，在系统设计阶段即确定归档范围、保存价值与采集方式。据此，应健全档案人员常态化培训、持证上岗、AB角轮岗制度，建立季度智能校验与人工复核双重质控机制；严格执行全省统一材料提交模板，消解区县标准执行差异，实现从”事后补救”到”事前规范”的管理转型。

（三）分阶段落地智能档案应用，拓展数字化服务场景

参照长三角先进技术应用路径，分两阶段推进智能化改造。第一阶段上线档案信息AI校验模块，自动比对新生儿、父母身份信息一致性，减少人工审核工作量；第二阶段探索区块链哈希存证，实现电子档案操作全程留痕、溯源防伪。刘越男等[9]指出，档案部门对区块链技术的应用应经历”逐步接受、深入发掘、施加影响”的发展过程，当前可优先在出生医学证明等高敏感民生档案领域开展试点，将档案哈希值与关键元数据上链存证，在保障数据隐私的前提下实现跨机构可信验证。同时，依托一体化政务服务平台优化移动端档案查询端口，实现群众线上查档、打印，落实国卫办规划函〔2020〕967号[10]电子证照应用推广要求。

（四）拓宽跨部门、跨区域档案协同共享范围

拓展电子档案在义务教育、出入境等民生领域共享应用；依托全省统一电子证照平台实现省内异地档案互认，逐步打通跨省电子档案核验接口。应严格执行政务数据共享授权清单制度，所有跨部门调档分级审批、全程留存操作日志，做到按需共享、可控可追溯，构建”业务驱动、制度保障、技术支撑”三位一体的协同治理格局。

（五）健全分级分类安全治理体系，筑牢隐私防护屏障

参照《电子档案管理办法》[7]、粤港澳安全管理范式，对出生医学证明档案实行分级分类物理隔离存储，区分基础身份信息与高敏感隐私数据；引入隐私计算技术，跨部门核验仅反馈比对结果，原始档案不对外流出。高敏感档案需建立”事前评估、事中监控、事后审计”的全周期安全治理机制。据此，应完善7×24小时安全监测、每日增量备份、季度异地灾备运维机制，压实卫健、档案、算力运维三方安全主体责任，每年定期开展数据安全应急演练，形成覆盖档案全生命周期的安全防护闭环。

六、结论与研究局限

本文基于文件生命周期理论与协同治理理论，采用政策文本分析方法，系统考察了出生医学证明电子档案管理的数字化转型逻辑。研究表明，依托”东数西算”算力资源与省级一体化政务平台，各地在标准化制度、数字归集、算力存储、跨部门协同等方面进行了系统的政策设计与制度安排，形成了适配城市资源禀赋的档案数字化管理路径。当前，全国出生医学证明档案数字化转型正处于从”电子化存储”向”智能化治理”跃迁的关键阶段。各地在算力配套、智能化应用、基层人才等方面的差异，属于数字政务推进过程中的阶段性特征。未来医疗机构档案管理应立足文件生命周期理论，以集约化算力为硬件支撑、标准化制度为管理基础、新一代数字技术为升级抓手，持续深化跨部门跨区域档案互通共享，构建多层级隐私安全防护体系，推动出生医学证明档案实现智能化治理、普惠化服务与安全化流通的协同演进。

研究局限：本文主要基于公开政策文本与学术文献进行分析，未纳入田野调查与一手访谈资料，对具体医疗机构内部的操作流程、落地成效与微观障碍的考察有待深化。

利益冲突： 作者声明不存在利益冲突。

参考文献（按正文引用顺序排列）

[1] 刘晓玲. 电子文件生命周期理论对档案管理的启示[J]. 档案管理, 2013(4): 56-56.

[2] 王向女. 跨部门协同治理中的信息共享与整合研究[J]. 情报科学, 2019, 37(5): 53-58.

[3] 蔡盈芳. 政务服务电子文件归档与电子档案管理研究[J]. 档案管理, 2023(5): 12-17.

[4] 吕颖君. 浅析出生医学证明档案管理的优化路径[J]. 山东档案, 2025(4): 30-31.

[5] 宋仪昕, 刘超, 王丽娟, 李壮壮. 医疗机构出生医学证明档案数字化模式研究[J]. 兰台世界, 2024(S1): 90-91.

[6] 赵莉, 樊延军, 王媛媛, 张亚楠. 基于《出生医学证明》构建我国出生人口基础信息库的思考[J]. 人口研究, 2019, 43(3): 57-64.

[7] 国家档案局. 电子档案管理办法（国家档案局令第22号）[Z]. 2024-11-01. https://www.gov.cn/gongbao/2024/issue_11746/202412/content_6991650.html

[8] 马仁杰, 沙洲. 基于联盟区块链的档案信息资源共享模式研究——以长三角地区为例[J]. 档案学研究, 2019(1): 61-68.

[9] 刘越男, 张一锋, 吴云鹏, 郑翀. 区块链技术与文件档案管理: 技术和管理的双向思考[J]. 档案学通讯, 2020(1): 4-12.

[10] 国家卫生健康委员会办公厅, 公安部办公厅. 关于依托全国一体化在线政务服务平台做好出生医学证明电子证照应用推广工作的通知: 国卫办规划函〔2020〕967号[Z]. 2020-12-08. https://www.gov.cn/zhengce/zhengceku/2020-12/10/content_5568652.htm

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