基于现代学徒制的高职院校档案室实习生培养路径研究

——以苏州健雄职业技术学院为例

季秀云

（苏州健雄职业技术学  江苏太仓  215411）

摘要：高职院校推进高质量发展，对档案服务效率提出更高要求。案专员配置有限，需要通过合理配置人力资源提高工作效率。将现代学徒制运用于档案室实习生培养，分析档案业务流程，划分业务工序，档案专员和实习生分工协作，在实践中提升实习生的职业技能。实习生不仅可以完成实习任务，而且可以加快档案整理业务，提升服务效率。

关键词：现代学徒制；档案室；业务工序；实习生；培养路径

一、现代学徒制的内涵

现代学徒制是将传统的学徒培训与现代学校教育思想结合的一种企业与学校合作的职业教育制度，是一种新型职业人才培养实现形式，校企合作是前提，工学结合是核心。其鲜明的特征是校企联合双元育人和学生双重身份（学校的学生、企业的学徒）。^[1]

二、高职院校档案室现状和引入现代学徒制的条件

高职院校档案室专职人员配置有限，不仅要完成档案工作，还承担党政办公室其他业务。因此，档案室不得不提升工作效率，满足不断增长的档案利用需求。

将现代学徒制运用于高职院校档案室实习生培养，构建基于现代学徒制的业务流水线，划分业务工序，充分发挥实习生的作用，在探索档案室实习生培养路径的同时，提高档案工作效率。

苏州健雄职业技术学院在“双元制”人才培养模式本土化创新实践成果显著，有着丰富的现代学徒制实践经验和创新案例。现代学徒制培养模式的运用，从机电工程学院^[2]，推广到生物医药、经济管理、人工智能、艺术设计等二级学院，现代学徒制培养模式已经深入人心。

三、档案室业务流程分析

（一）档案收集模块

档案收集涉及各职能部门和二级学院。档案室发出归档通知，各部门兼职档案员按照归档范围开展收集业务，制作文件材料移交目录，经由部门负责人审核后，移交到档案室，档案室核对无误后签字确认。

（二）档案整理模块

档案整理包括分类、立卷、编号、编目、装订等步骤。分类流程判断档案来源和类别，划分保管期限。立卷流程是将同一事项的归档材料，按照内在联系和逻辑关系整理在一起，选择适当的档案装具进行函装。编号流程是根据来源、保管期限等要素，逐件做好标识。编目流程是指在档案管理系统中对文件材料进行著录。装订流程是根据文件内容和厚度，选择相应的装订方式，常用的主要有不锈钢钉装订和三孔一线装订。

（三）档案保管模块

档案保管主要涉及实体安全和信息安全。档案安全保管业务涉及学校安保系统、消防系统、网络安全系统等多个方面，需要相关部门通力合作，消除隐患。

（四）档案利用模块

档案利用业务涵盖档案检索、借阅、复制、下载、线上提供和寄递服务等。

此外，还有档案鉴定和统计模块，实习生由于身份所限，不参与此两项业务，因此不作为研究内容。

四、搭载档案业务流水线的实习生培养路径

根据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），结合业务实际，档案专员可将档案业务划分为若干工序，逐个传授给实习生。实习生通过反复训练，逐个掌握，直至熟练并独立完成。

（一）档案收集流水线

档案收集工作涉及面广量大，实习生可以参与通知工序和交接工序。

（1）通知工序。档案专员辅导实习生撰写归档通知，明确归档范围和移交期限。

（2）收集工序。兼职档案员接到通知后及时收集整理所在部门的应归档材料，制作移交清单，经部门负责人审核后，交到学校档案室。

（3）交接工序。实习生熟读本校《文件材料归档范围和保管期限表》，对照各部门应归档范围，核对各部门移交清单和归档材料。

（二）档案整理流水线

档案整理越细致、越严谨，检索和利用就越精准、越高效。实习生可分阶段学习掌握整理工作的每一道工序。

（1）分类工序。档案专员对照《归档范围和保管期限表》，向实习生示范按年度、机构、保管期限划分材料，做好标识。

（2）装订工序。档案专员讲解和示范根据材料的质地和厚度，选择不同的装订方式。不锈钢钉装订容易掌握，三孔一线装订比较难。实习生可从简单的开始学习，逐渐提高难度。在保证安全的前提下，指导实习生用废旧纸张做试验，待其熟练掌握后，再独立完成。

（3）编号工序。档案专员指导实习生认识归档章、机构代号（字母）、保管期限章、数字章以及号码机，传授号码机的使用技巧。在文件首页正上方盖归档章，在对应的格子里打上年度、机构、保管期限、文件页数，用号码机敲出件号。待实习生掌握后，可令其独立完成相应工作，在实践中不断提高熟练度。

（4）编目工序。在档案管理系统中，分别著录年度、机构、保管期限、正题名、副题名、文号、责任者、其他责任者、页数、文件日期、规格、载体、文本、文种、存址、录入员等信息。一般来说，正题名即为文件标题。如果涉及奖惩、任免、项目的文件，在录入文件标题时，还要录入姓名、项目名称等详细信息。缺乏标题的材料，则需要根据材料内容进行提炼归纳。实习生可从简单的文件材料开始学习，逐渐增加难度。

（5）装盒工序。根据文件件号和材料的厚度，选择适合的档案盒进行函装，在档案盒脊背上标注每年度、机构、保管期限、起止件号。根据起止件号打印每一盒档案的目录，再将目录放入档案盒，置于嘴上。最后将签好名字和日期的“备考表”放入档案盒，置于最下。

（6）上架工序。档案专员带实习生到库房了解档案架（密集架），掌握各类档案分布情况。按照档案盒脊背上的机构、年度、保管期限和件号顺序，分别置于相应的档案架上，依次摆放整齐。

（三）档案保管流水线

档案安全保管是一项常抓不懈的工作，档案专员要求实习生下班前要切断档案库房和办公区域所有电源，关好门窗。工作期间，如长时间离开办公室，必须锁门。档案库房避免强光直射，离开库房要随手关灯，关闭防火门，拉上窗帘。

温湿度控制室一项日常工作，每天上午和下午均要做好记录。库房温度控制在14℃-24℃，湿度控制在45%-60%。实习生要根据库房温度和湿度，及时打开空调并设置适当的温度和湿度，及时调控。

（四）档案利用流水线

档案利用模块划分为检索、下载、调取和入库几道工序。

（1）检索工序。通过检索关键词可得到多个检索结果，再结合年度、机构等信息进行筛选。如果查档者提供的信息比较模糊，则需要提炼关键词，分别进行检索，再从检索结果中筛选。

（2）下载工序。检索到所需档案条目后，点击“全文”按钮，可下载该档案的全文。根据查档者的需求，可选择在线传输、线下寄送等形式予以提供。

（2）调取工序。通过检索获得档案号，根据档案号，到库房相应位置调取档案实体。涉密档案不能扫描，如果查档者身份在知悉范围，可通过线下阅读或部分摘抄的形式提供。若不在知悉范围，则不予提供，并说明理由。涉密档案应由档案专员负责，不得随意扩大知悉范围。

（4）入库工序。档案实体调取利用后，要放归原位，并做好利用登记。

苏州健雄职业技术学院档案室专员不仅要完成档案工作，还承担党政办公室的其他业务。从2023年起，档案室设置实习岗，从二级学院毕业班当中筛选一位品学兼优的学生到档案室实习。

档案专员主要负责分类工序，实习生则根据分类标识，完成编号和编目工序，两人可同时开展不同的业务。档案专员外出或在党政办公室工作时，实习生可协助完成档案核对接收、检索、实体调取等工作。

将现代学徒制培养模式运用于档案室实习生培养，实习生通过实践活动，掌握并熟练完成业务工序，档案室提高工作效率。这一模式可实现档案室和实习生的“双赢”，可以在高校档案馆（室）广泛运用。

参考文献：

[1] 石彩华,车娟.基于现代学徒制下的高职院校“师傅型”师资培训路径研究.软件导刊[J].2018(5):25-26

[2] 顾月琴.苏南中小城市高职院校现代学徒制探索：困境、优势与策略.黑龙江高教研究[J].2018(5):117-120

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