提质增效视角下县级卫健局文书档案管理现存问题及优化对策

李雪松  丰宁满族自治县卫生健康局  068350

摘要：在政务工作提质增效、基层行政精细化管理的背景下，文书档案管理成了县级卫健局改善履职流程、加强治理效能、保存工作资源的基础性工作。县级卫健局日常工作包括公共卫生管理、医疗行业监管、民生健康服务、卫生应急处置等各个方面，形成的文书档案具有很强的专业性连续性、实用性。目前大部分县级卫生健康局的文书档案管理工作还存在着管理制度滞后、归档流程粗糙、信息化水平不高、队伍素质不强、资源利用率低等状况，从而造成档案工作质量的下降与效率的降低。本文从提质增效的核心视角出发，给出针对性的优化措施，促进卫健档案管理提质增效，发挥档案服务卫健事业高质量发展的作用。

关键词：提质增效、县级卫健局、文书档案、档案管理

引言

县级卫健局是统筹县域医疗卫生健康事业发展的核心职能部门，在日常履职过程中会产生大量的行政文书、业务资料、专项台账、监管记录等档案材料。规范高效的档案管理可以梳理工作脉络、保存工作依据、辅助科学决策、规避履职风险。现阶段部分县级卫健局对于档案提质增效建设重视不够，粗放化管理问题严重，档案服务履职、赋能发展的作用没有得到充分发挥。从提质增效的角度出发对档案管理方式进行优化，是县级卫健局政务工作规范化、高效化发展的必然要求。

1 提质增效视角下县级卫健局文书档案管理现存问题

1.1 管理制度滞后制约规范化提质

目前大部分县级卫健局档案管理制度不符合提质增效的要求，不能满足工作需要。各单位直接照搬通用政务档案管理规章制度，没有根据卫健行业业务特点、文书种类、工作节奏制定专门的管理规定。档案归档范围、保管期限、整理标准、移交规范等规定不清，缺少相应的管理要求^[1]。同时缺少常态化的督导、考核、整改机制，档案工作依靠工作人员的自觉性，管理标准不统一、工作落实不到位，造成档案规范化建设难以推进，影响整体管理质量的提高。

1.2 归档流程粗放影响工作效率提升

卫健系统文书档案种类繁多、数量众多，包含行政公文、业务报表、专项报告、监管台账、应急资料等各方面内容，整理归档工作要求较高。目前基层档案归档过程比较粗放，存在文件分类混乱、编目不规范、装订不整齐、目录信息不完善的缺点。各种零散的工作资料、阶段性的业务台账、临时的专项材料等没有及时整理归档，造成资料遗漏、缺失的情况。粗放的归档方式加大了之后整理查阅的难度，影响到档案管理工作的效率，不能达到提质增效的目的。

1.3 信息化建设缓慢阻碍高效赋能

数字化转型是档案管理提质增效的主要途径，但是大多数县级卫健局的档案信息化建设进度较慢。单位仍然以传统的纸质档案管理为主，存量档案的数字化扫描录入工作没有做到全面，新增的电子文件归档标准也不统一。纸质档案和电子档案不能同时更新，不能一一对应，档案数据有断层现象。缺少智能化档案管理系统支撑，档案检索、调取、统计全部依靠人工操作，耗时费力、准确率低。电子档案的安全防护机制不健全，存在着数据丢失、信息泄露的风险，不能满足高效化的数字化管理的要求。

1.4 专业队伍薄弱限制管理水平升级

档案管理专业人才缺乏，是造成卫健档案提质增效的硬伤。县级卫健局档案岗位大多由办公室行政人员兼职担任，工作人员没有经过系统化的档案专业培训，对卫健档案整理规范、归档标准、数字化操作、资源开发等专业内容掌握不足。工作人员的日常行政事务十分繁杂，用于档案管理的时间和精力很少，工作细密程度不高。岗位人员流动性大，工作交接不彻底，会造成档案管理工作断层，不能持续推动档案管理提质升级。

2 提质增效视角下县级卫健局文书档案管理优化对策

2.1 完善专属制度夯实提质基础

根据县级卫健局行业属性以及提质增效工作目标，对现有的档案管理制度进行修改和完善，使之更加符合卫健工作的需要。对各类行政文书、业务档案、专项资料的归档范围、整理标准、保管期限、移交流程做出规定，制定标准化的管理细则。实行常态化的档案核查、年度考核、问题整改制度，把档案管理工作作为单位绩效考核的组成部分，落实各个科室的档案归集责任。建立专人负责、科室联动、统一审核、规范归档的管理机制，用制度化、标准化建设来保证档案管理质量的稳步提高。

2.2 细化归档流程提升工作效率

全面改善文书档案整理归档的全部环节，落实精细化管理的要求，提高档案工作的效力。统一卫生健康档案分类标准，以年度、类别、业务领域为依据对卫生健康档案进行分类整理，分为行政档案、公共卫生档案、医疗监管档案、应急处置档案等。对规范文件进行排序、编目、页码编号、目录填写、案卷装订等工作，保证整理工作不规范。建立日常归集、月度梳理、季度汇总、年度归档的常态管理机制，对零散的资料、专项台账及时进行收纳，确保档案资料完整无缺、有条理、整洁，提高档案整理、查阅效率。

2.3 推进数字转型实现高效管理

加快卫生健康文书档案数字化建设，用数字化转型促进档案管理工作质量的有效提高。对存量纸质档案全部实行数字化扫描、分类录入、系统归档，保证纸质档案和电子档案双管齐下。创建专业的档案智能管理系统，给予线上检索、云端查阅、数据统计、全过程追溯等服务，缩减档案利用流程。制定规范电子文件生成、传输、归档、保存全过程的标准，实行分级权限管理、定期数据备份制度，形成起坚固的档案信息安全防线。借助数字化手段冲破传统管理的束缚，从各方面加强档案管理的智能化高效化水平。

2.4 建强专业队伍提升履职能力

改善档案管理岗位配置，适量增添专职档案工作人员，保证档案工作的稳定发展。常态化开展档案业务专项培训，内容主要是卫生健康档案管理规范、精细化归档方法、数字化系统操作、档案资源开发等。组织工作人员参加行业交流学习，借鉴先进地区卫生健康档案提质增效管理经验。健全岗位交接工作制度，完善交接清单及工作流程，防止出现档案管理断层的现象。全面提高工作人员的专业素质和实操能力，建设一支适应新时代高效化档案管理工作需要的高素质专业化队伍。

2.6 健全监督机制巩固提质成果

创建起全方位、常态化的档案管理监督考核体系，保证提质增效工作长久地落实下去。由单位分管领导牵头不定期对档案工作资料归集、整理、规范归档、资料保管情况等进行检查。就归档不及时、整理不规范、资料缺失等归档质量问题创建整改台账，限期整改落实。健全奖惩激励机制，把档案工作成果同科室评优、个人考核直接联系起来，落实好全员工作责任。依靠常态化的监督来促使档案管理工作不断改进，从而巩固规范化高效化建设成果。

3 结论

提质增效是新时代县级卫健局政务管理工作的重要目标，文书档案管理是卫健政务工作基础环节，对优化办公流程、规范履职行为、辅助科学决策、赋能事业发展起到重要的作用。目前县级卫健局文书档案管理存在着制度滞后、流程粗放、信息化缓慢、队伍薄弱、资源利用率低等问题，严重阻碍了档案管理提质增效的发展。经由改进专属管理准则，明晰归档流程，推进数字转型，加强专业队伍，挖掘档案价值，健全监督机制等途径，可以全方位改善档案管理方式。持续推进文书档案规范化、高效化建设，可以有效地提高卫健局政务管理的质量和效率，充分地发挥出档案资源的赋能作用，给县域卫生健康事业的高质量发展提供有力的保障。

参考文献

[1]张琪.医院文书档案隐私保护与安全策略[J].冶金企业文化,2025,(6):60-61.

[2]周凤羽.科研单位文书档案“三合一”制度合理编制思考[J].机电兵船档案,2025,(6):136-139.

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